Die Werkstatt der Entsorgungsbetriebe Essen GmbH (EBE) hat das Auftragsmanagement mit COSware weitgehend automatisiert und sorgt damit für große Transparenz und Planungssicherheit.
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Die Bandbreite ist gewaltig: Vom Elektrofahrrad über Kehrmaschinen und Müllfahrzeuge bis hin zum Papiersammler mit Ladekran wird in der Werkstatt der Entsorgungsbetriebe Essen GmbH so ziemlich jede Art von Automobil gewartet und repariert. 65 Mitarbeiter halten 300 eigene Pkw und Lkw sowie zahlreiche Kundenfahrzeuge in Schuss und erledigen dabei rund 14.000 Aufträge pro Jahr.
“Ohne spezielle Werkstatt-Software lassen sich diese Dimensionen nicht bewältigen”, sagt Werkstatt- und Projektleiter Thorsten Thielsch. Vor diesem Hintergrund schaute er sich bereits 2014 nach geeigneten Lösungen um, die vor allem über eine Schnittstelle zum unternehmensweit eingesetzten Warenwirtschaftssystem von SAP verfügen mussten. Die COS GmbH geriet dabei schnell in die engere Auswahl, zumal hier bereits sehr ähnlich gelagerte Unternehmen wie die Düsseldorfer AWISTA GmbH zu den Referenzen zählten. Im Dezember 2014 wurde COSware angeschafft, so dass die Einführung im Januar 2015 beginnen konnte.
Automatisch abrechnen
Durch den modularen Aufbau der Software konnte sich EBE ein maßgeschneidertes Funktionspaket zusammenstellen: Es besteht neben dem Werkstatt-Modul aus den Modulen für die Tankdatenerfassung sowie die Mautabrechnung. Schließlich ist rund die Hälfte der eigenen Fahrzeuge mautpflichtig und fährt regelmäßig auf Autobahnen, auch wenn es sich meist nur “um 800 Meter auf dem Weg zum Müllheizkraftwerk handelt”, erklärt Thielsch.
Ein weiteres Argument für COSware waren die bestehenden Schnittstellen zu gängigen Arbeitszeitwert- und Ersatzteil-Datenbanken wie z. B. SilverDAT, ASRA oder MANTIS, auf deren Basis die externen Kunden-Aufträge kalkuliert und automatisch abgerechnet werden. Bei EBE funktioniert das so: Nach Durchführung eines externen Auftrags generiert und druckt COSware die Rechnungssätze, die gleichzeitig an SAP gesendet und dort fakturiert werden.
Sehr engagiert
“In dieser Automatisierung liegt einer der größten Vorteile von COSware”, bestätigt Sven Fasel. Der stellvertretende Werkstattleiter war für die operative Umsetzung des Software-Projekts verantwortlich und arbeitete während der Einführungsphase eng mit COS zusammen. “Unser Ansprechpartner bei COS hat sich sehr engagiert, so dass wir planmäßig zum 1. Januar 2016 in den Echtbetrieb gehen konnten”, so Fasel. Seitdem werden alle Werkstattaufträge in COSware angelegt und termingerecht auf die Monteure verteilt.
Speziell für die Auftragserfassung bei EBE hatte COS den so genannten AV-Katalog mit sämtlichen Arbeitsvorgangs-Stammdaten der Dresdner FSD Fahrzeugsystemdaten GmbH in COSware übernommen. Damit können die Werkstatt-Sachbearbeiter bei der Reparaturannahme am PC auf alle denkbaren Mängelbeschreibungen zugreifen und sich beim Erstellen der Auftragsmappe schnell durch einen Entscheidungsbaum mit normierten Begriffen und Texten klicken. “Der Programmieraufwand von COS hat sich auf jeden Fall gelohnt”, bekräftigt Thielsch. In Abhängigkeit vom ausgewählten Arbeitsvorgang macht COSware Vorschläge für die benötigten Teile, prüft via SAP deren Lagerbestand und löst gegebenenfalls eine Bestellanforderung aus.
Anonym Auswerten
Jeder mit COSware erfasste beziehungsweise generierte Werkstattauftrag verfügt über einen Barcode, den der betreffende Mechaniker bei Arbeitsbeginn und -ende an einem der acht dafür eingerichteten Plätze scannt und dabei mit der eigenen Personalnummer “verheiratet”. Durch die barcodegestützte Zeiterfassung sparen sich die Mechaniker das nachträgliche handschriftliche Notieren und die EBE profitiert von einer objektiven Zahlenbasis: “Wir können jetzt schneller anonymisiert auswerten, ob die vorgegebenen Arbeitszeitwerte eingehalten wurden und wo es Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Werten gegeben hat”, sagt Thielsch, der mit dieser Funktion die Effizienz seiner Werkstatt gezielt verbessern will.
Zu den mit COSware möglichen Auswertungen zählen auch Kundenumsatz-Statistiken oder Produktivitäts-Auswertungen. “Früher mussten die Zahlen erst aus SAP in Excel übertragen und dort manuell aufbereitet werden”, erinnert sich Thielsch. Jetzt lasse sich auf Knopfdruck “die Auslastung der Werkstatt in Prozent ermitteln und wir wissen genau, wo wir stehen”. Letztlich gehe es darum, die “Fahrzeuge dank kürzerer Standzeiten schneller wieder auf die Straße zu bringen und Kapazitäten für weitere externe Aufträge zu schaffen”, plant Thielsch.
Aufträge mobil erweitern
Einen weiteren Effizienzgewinn realisierte die Werkstatt durch Einführung von sechs Tablet-PCs für die Teamleiter, wobei die Windows-Geräte unter anderem die so genannte Fahrzeugbeschau vereinfachen: “Erst wenn der Wagen bei uns auf dem Hof steht, sehen wir im Rahmen der Fahrzeugbeschau den tatsächlichen Umfang der anstehenden Arbeiten”, erklärt Fasel. Fallen dem Teamleiter dabei weitere Mängel auf, so kann er den entsprechenden Auftrag sofort am Tablet erweitern und direkt in COSware neue Positionen hinzufügen.
Ein zweites Mal tritt das Tablet in Aktion, sobald der Mechaniker den Werkstattauftrag abgearbeitet und entsprechend gescannt hat. Diese Information erscheit sofort auf dem Display des mobilen Computers und veranlasst den Teamleiter, Umfang und Qualität der geleisteten Arbeit zu kontrollieren. Erst nach diesem Schritt wird der Auftrag zur automatischen Fakturierung freigegeben.
Weiteres Potenzial
Völlig automatisch arbeitet auch der demnächst realisierte Meldungs-Server, der die in den Fahrzeug-Stammdaten hinterlegten Termine für Ladebordwand- oder Tachoprüfungen, Hauptuntersuchungen und vieles mehr permanent überwacht und daraus Aufträge beziehungsweise Benachrichtigungen an die externen Kunden generiert. “Diese Erweiterung bringt uns einen weiteren Produktivitätsgewinn”, stellt Fasel fest, für den das Softwareprojekt noch lange nicht am Ende angelangt ist: “COSware bietet uns noch viele weitere Möglichkeiten wie zum Beispiel die automatische Garantieabwicklung, die wir in Zukunft Schritt für Schritt nutzen wollen.”
Hintergrund: EBE
Die Entsorgungsbetriebe Essen GmbH – kurz EBE – ist ein zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb mit den Kerngeschäftsfeldern Entsorgen, Transportieren und Reinigen. EBE entsorgt täglich circa 740 Tonnen Hausabfälle und leert regelmäßig mehr als 190.000 Mülltonnen.
Das im Jahr 1999 gegründete Unternehmen gehört zu 51 Prozent der Essener Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft und zu 49 Prozent der REMONDIS-Gruppe. EBE beschäftigt rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und betreibt einen eigenen Fuhrpark mit 300 Fahrzeugen, einen Containerdienst, zwei Recyclinghöfe sowie eine Werkstatt für sämtliche Pkw- und Lkw-Arbeiten. Neben den eigenen Fahrzeugen übernimmt der Betrieb auch Fremdaufträge. Zu den Kunden zählen zum Beispiel die Essener Verwertungs- und Betriebsgesellschaft (EVB).
Hintergrund: COS GmbH
Die COS GmbH ist ein Software- und Beratungshaus, das sich auf leistungsfähige IT-Lösungen in den Bereichen Fuhrpark, Logistik und Tourenplanung, Objektverwaltung und Personal sowie Instandhaltung, Werkstatt und Betriebshofmanagement konzentriert.
Das Unternehmen besteht seit 1982 und engagiert sich für mehr als 750 Kunden aus den Bereichen Transport, Industrie, Handel, Dienstleistung, öffentlicher Verwaltung und ÖPNV. Die Software-Module der Marke „COSware“ werden täglich von über 12.500 Anwendern genutzt.
Mehr als 4.000.000 Fahrzeuge und Objekte werden mit COSware verwaltet, disponiert und instandgesetzt – darunter auch Geräte, Maschinen, Flurförderzeuge, Container und Gebäude. COS steht für „Computersysteme, Organisation und Softwareentwicklung“.
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