Die Steinbach Spedition will eine möglichst transparente, papierlose Verwaltung und setzt dabei seit September 2015 auf Fuhrpark- und Werkstattverwaltungs-Software von COS.

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Lieferanten der Steinbach Spedition müssen mehr mitbringen als nur gute Produkte. Das inhabergeführte Familienunternehmen erwartet vor allem Flexibilität und den Willen, die Prozesse des Kunden mit individuellen Lösungen gemeinsam zu optimieren. Dieser Maßstab galt auch bei der Auswahl des neuen Softwareanbieters für die Fuhrpark- und Werkstattverwaltung. Die Vorgängerlösung war an ihre Grenzen gestoßen, nachdem sich bei Steinbach die Zahl der Lkw zwischen 2010 und 2015 von rund 100 auf etwa 150 erhöht hatte.

Einige Sonderwünsche

„Wir haben mit vielen Herstellern gesprochen, aber die meisten konnten uns nur starre Softwarepakete anbieten, die sich nicht an unsere Firmenstruktur und Arbeitsabläufe anpassen ließen“, erinnert sich Fuhrparkleiter und Prokurist Micha Hofmann. Eine Ausnahme bildete die COS GmbH aus Oberkirch, die sich mit der modular aufgebauten Fuhrpark- und Werkstattverwaltungs-Software COSware auf die Vorstellungen der Bayreuther Spedition einließ. „COSware erfüllte von Anfang fast alle unsere Anforderungen, aber wir hatten dennoch einige Sonderwünsche“, berichtet Claudia Bannert, die bei Steinbach das Controlling und die Finanzbuchhaltung leitet.

Ein Beispiel für eine Sonderlösung ist das mobile Reifenmanagement. Das auf einem Tablet installierte Software-Modul ermöglicht die sofortige Eingabe der aktuellen Profiltiefen und Schäden, die beim wöchentlichen Flotten-Check festgestellt werden. Durch die speziell für Steinbach entwickelte Programmerweiterung entfällt das lästige Erfassen auf Papierlisten und das spätere manuelle Übertragen der Daten in COSware. „Das spart Zeit, vermeidet Übertragungsfehler und bringt uns einen Schritt weiter in Richtung der papierlosen Verwaltung“, so Tim Schrödel, der bei Steinbach die Sonderprogrammierungen von COS als Projektleiter verantwortet.

Papierlose Prozesse

Der Wunsch nach papierlosen Prozessen zieht sich bei Steinbach wie ein roter Faden durch die gesamte Unternehmensgruppe. „Ziel ist die durchgängige Digitalisierung der Verwaltung“, bekräftigt Hofmann, der diese Vorgabe im Werkstatt-Bereich schon weitgehend umgesetzt hat. So werden Werkstattaufträge hier seit kurzem gar nicht mehr ausgedruckt, sondern per „mobile Solution“ auf das persönliche Tablet des beauftragten Mitarbeiters gesendet.

Dieser bestätigt den Beginn und Abschluss der Arbeiten direkt am Bildschirm, so dass in COSware der exakte Zeitaufwand auftragsbezogen registriert und kundengerecht abgerechnet werden kann. Gleiches gilt für den Materialaufwand: Alle benötigten Teile und Betriebsmittel sind im Auftrag aufgeführt und werden vor der Lagerentnahme durch den Mitarbeiter mit Hilfe der Fotofunktion des Tablets gescannt. Dafür wurden alle Fächer des Ersatzteilelagers mit Barcodes versehen. Auf diese Weise wird jede Teileentnahme in COSware verbucht und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Sobald der Meldebestand eines Artikels erreicht wird, löst COSware automatisch die Nachbestellung aus.

Deutlich schneller

Durch die gewonnene Transparenz kann die zweischichtig arbeitende Werkstatt jetzt auch externe Kundenaufträge annehmen und abrechnen. „Die Fremdaufträge liefern einen zusätzlichen Beitrag für die Auslastung der Werkstatt“, bekräftigt Hofmann, der dank COSware die Auslastung seiner Mitarbeiter und die exakten Kosten pro Auftrag abrufen kann. Auf dieser Basis kann die Rentabilität der eigenen Werkstatt gegenüber Fremdleistungen jederzeit nachgewiesen werden, wobei „hier nicht nur die Kosten, sondern vor allem die Flexibilität eine große Rolle spielt“, erklärt Hofmann. Der Fachkräftemangel sei schließlich auch in den Fachwerkstätten deutlich spürbar, was sich in bis zu vierwöchigen Vorlaufzeiten für Termine äußere. „Da sind wir mit der eigenen Werkstatt deutlich schneller“, stellt Hofmann fest.

Ein weiterer großer Vorteil von COSware ist das Definieren und Verwalten von Konsignationslagern, die Steinbach in Absprache mit den drei Top-Lieferanten für Ersatzteile und Betriebsmittel eingerichtet hat. „Die bei uns gelagerten Ersatzteile gehören jetzt bis zur tatsächlichen Verwendung den Lieferanten, wodurch wir unsere Kapitalbindung um mehr als 100.000 EUR senken konnten“, erläutert Bannert. Hinzu kam, dass im Zuge der Umstellung die alten Lagerbestände an die jeweiligen Händler zurückgegeben und gutgeschrieben wurden. Ohne den Nachweis einer zuverlässigen Lagerbuchführung mit hoher Bestandssicherheit wären diese Maßnahmen nicht möglich gewesen.

1,5 Mitarbeiter eingespart

Bei Steinbach werden aber nicht nur die Werkstatt und das Ersatzteilelager, sondern auch der Fuhrpark über COSware verwaltet. Sämtliche Motorwagen, Anhänger, Sattelzugmaschinen, Auflieger und Mitnehmstapler wurden als Objekte angelegt, denen die tatsächlichen Kosten für Diesel, Betriebsmittel, Reparaturen oder Maut verursachungsgerecht zugeordnet werden können. Zudem wurden die Service-Intervalle und alle anstehenden Pflichttermine wie UVV-Prüfungen oder Hauptuntersuchungen in COSware hinterlegt. Bei bevorstehender Fälligkeit werden diese den Mitarbeitern der Fuhrparkverwaltung rechtzeitig auf einem Großbildschirm angezeigt, der für alle Kollegen der Abteilung gut sichtbar aufgehängt wurde. „Der Großbildschirm ist eine weitere Individual-Programmierung von COS und ein hervorragendes Überwachungsinstrument für die in Reparatur befindlichen Fahrzeuge“, erklärt Projektleiter Schrödel. Das gelte sowohl für den Aufenthalt in der eigenen wie auch für fremde Werkstätten und diene durch die farbliche Kennzeichnung vor allem der Überwachung der geplanten Reparatur- und Rückgabezeiten. „Außerdem sehen wir jetzt alle offenen Termine und angelegten Mängel für den gesamten Fuhrpark“, so Schrödel.

Bereits im Programmstandard von COSware enthalten war die Tankdatenerfassung für die Bayreuther Betriebstankstelle sowie die Schnittstellen zu den Tankkarten-Systemen von AS24 und UTA. Damit können alle Tankvorgänge fahrzeugbezogen in COSware importiert werden. Die Mandantenfähigkeit sorgt dabei für eine saubere Trennung innerhalb der Firmengruppe. „Das vollautomatische Verbuchen des Dieselverbrauchs und aller Mautkosten auf Fahrzeugebene führte zu erheblichen Einsparungen in der Finanzbuchhaltung“, bestätigt Bannert. Einschließlich der Effekte durch die automatisierten Werkstattabrechnungen und Bestellungen habe man allein in der Buchhaltung 1,5 Mitarbeiter einsparen können, die jetzt in anderen Abteilungen tätig sind.

Immer neue Ideen

Fazit: Durch COSware und die damit verbundene Digitalisierung der Prozesse hat die Steinbach Spedition ihren Aufwand für Verwaltung und Kapitalbindung erheblich gesenkt, während die Kostentransparenz deutlich erhöht wurde. Dennoch arbeitet man hier gemeinsam mit COS an immer weiteren Verbesserungen. So wird die Werkstatt- und Fuhrparkverwaltung ab Januar 2018 direkt mit dem Transportmanagement vernetzt, um die Abstimmung mit der Disposition zu vereinfachen. „Die Ideen werden uns so schnell nicht ausgehen, denn Stillstand bedeutet ja bekanntlich Rückschritt“, betont Hofmann, der die Digitalisierung des Unternehmens weiter vorantreiben wird.

 

Hintergrund: Steinbach GmbH & Co Spedition KG

Die Steinbach Spedition ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit rund 250 Mitarbeitern, das seinen Kunden ein breites Dienstleistungsangebot in den Bereichen Kontrakt-, Lager- und Transportlogistik bietet. Der eigene Fuhrpark umfasst rund 160 Fahrzeuge, darunter Jumbo-Züge, Silofahrzeuge, Sattelzüge sowie Verteiler-Lkw. Ein Teil der Flotte ist mit Hebebühnen und Mitnnahmestaplern ausgerüstet.

Der im Jahr 1963 gegründete Logistikdienstleister wird in zweiter Generation inhabergeführt und erwirtschaftet einen großen Teil seines Umsatzes mit der Chemie-, Verpackungs- und Baustoff-Industrie. Der Sitz der Verwaltung sowie der eigenen Werkstatt, Waschanlage und Tankstelle ist in Bayreuth. Neben der Firmenzentrale betreibt der Elvis-Partner Niederlassungen in München, Weidenberg und Nürnberg. Insgesamt verfügt das von Frank Steinbach geleitete Unternehmen über 166.000 Quadratmeter Betriebsfläche und 33.000 Quadratmeter Lagerfläche mit 11.000 Palettenstellplätzen.

 

Hintergrund: COS GmbH

Die COS GmbH ist ein Software- und Beratungshaus, das sich auf leistungsfähige IT-Lösungen in den Bereichen Fuhrpark, Logistik und Tourenplanung, Objektverwaltung und Personal sowie Instandhaltung, Werkstatt und Betriebshofmanagement konzentriert.

Das Unternehmen besteht seit 1982 und engagiert sich für mehr als 750 Kunden aus den Bereichen Transport, Industrie, Handel, Dienstleistung, öffentlicher Verwaltung und ÖPNV. Die Software-Module der Marke „COSware“ werden täglich von über 12.500 Anwendern genutzt.

Mehr als 4.000.000 Fahrzeuge und Objekte werden mit COSware verwaltet, disponiert und instandgesetzt – darunter auch Geräte, Maschinen, Flurförderzeuge, Container und Gebäude. COS steht für „Computersysteme, Organisation und Softwareentwicklung“.

 

 

Pressekontakte:

COS GmbH KfdM – Kommunikation für den Mittelstand
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Raiffeisenstrasse 21
D-77704 Oberkirch
Telefon +49 (0) 7802 7027 0
E-Mail: cos@COSonline.de
Marcus Walter
Sudetenweg 12
D-85375 Neufahrn
Tel.: +49 8165 999 38 43
E-Mail:  walter@kfdm.eu

 

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