Anwenderbericht: Fuhrparksysteme bei Spar Österreich

Die SPAR Österreich-Gruppe hat ein neues Fuhrparkmanagement-System eingeführt und dabei drei vorhandene Software-Anwendungen durch eine durchgängige Lösung von COS ersetzt.
Text als WORD-Datei: COS_Spar_Ö_final
Zehn Uhr morgens. Dieser Termin hat für die sechs Zweigniederlassungen (ZN) der SPAR Österreich-Gruppe eine ganz besondere Bedeutung. Bis zu diesem Zeitpunkt gehen in Marchtrenk, Dornbirn, Wörgl, Graz, Mariasaal und St. Pölten die noch am selben Tag auszuliefernden Bestellungen aus rund 1.500 angeschlossenen SPAR-Märkten und -Supermärkten ein. Für diese Aufgabe stehen rund 160 eigene und circa 50 fremde Lkw parat, die in drei Schichten rund um die Uhr eingesetzt werden.
Anbindung an SAP und WAMAS
Um den engen Zeitplan einhalten zu können, kommt es beim Disponieren, Kommissionieren und Verladen auf jede Minute an. Dabei spielt der Datenfluss eine entscheidende Rolle. Je eher die Disponenten die Transportaufträge kennen, desto schneller können die Touren gebildet werden. “Das war einer der Gründe für das Einführen eines neuen durchgängigen Fuhrparkmanagementsystems”, erklärt Mag. Peter Holleis von der SPAR Business Services GmbH. Herr Holleis ist innerhalb der Information & Communication Services (ICS) verantwortlicher Teamleiter für die IT der Logistiksysteme. “Das alte System war bereits 25 Jahre im Einsatz und wurde nicht mehr gepflegt”, erinnert sich der IT-Experte.
Ergänzt wurde die alte Software durch zwei weitere Insellösungen für die Personaleinsatzplanung, die Fuhrparkverwaltung & Budgetplanung und die leistungsabhängigen Fahrerprämien. “Wir haben einen Anbieter gesucht, der alle drei Funktionen in einem modernen System abbilden kann und uns damit ein paar Schnittstellen erspart”, erinnert sich Holleis. Ebenfalls gefordert war die Anbindung an das ERP-System SAP, das bei SPAR die gesamte Warenwirtschaft steuert. Eine weitere wichtige Schnittstelle betrifft das Warehousemanagementsystem WAMAS, das die Lagerbestände verwaltet und die Kommissionierung steuert. Schließlich musste auch noch ein bereits vorhandenes Telematiksystem mit Fahrerhandhelds angebunden werden. “Das neue Fuhrparkmanagement sollte sich mit allen Funktionen völlig in die bestehende IT-Landschaft integrieren, unsere Abläufe beschleunigen und vereinfachen”, bringt Holleis die Erwartungen auf den Punkt.
Bis zu drei Touren pro Schicht
Nach einer gründlichen Evaluierungsphase konnte sich 2011 die COS GmbH aus Oberkirch gemeinsam mit deren österreichischem Partner Quantum gegen neun Mitbewerber durchsetzen. “Die Referenzen, Durchlaufzeiten, Kosten und die Integrierbarkeit von COSware sprachen für sich”, so Holleis. Nach dem Projektstart in 2011 begann im Mai 2012 die Pilotphase am Standort Marchtrenk.
Die zweitgrößte ZN verfügt über 34 eigene Fahrzeuge und bedient an sechs Tagen pro Woche 320 Kunden mit Waren aus dem Frischesortiment. An zwei bis fünf Tagen stehen zusätzlich Waren aus dem Trockensortiment auf dem Programm. Die hohe Tagesleistung verteilt sich auf 120 Touren mit durchschnittlich drei bis vier Stopps. Die Fahrer bewältigen dabei zwischen einer und drei Touren pro Schicht und werden prämienbezogen entlohnt. Für jede Tour gibt es eine vorgegebene Soll-Zeit, die am Ende mit der Ist-Zeit verglichen wird. Gleiches gilt für die zurückgelegte Strecke, die mit Hilfe der Tourenplanungsfunktion von COSware automatisch optimiert wird.
Viele neue Abladestellen
“Auch dieser Prozess wurde durch COSware deutlich vereinfacht und für die Fahrer transparenter und gerechter”, berichtet Logistikleiter Mag. Thomas Fellner. Die Prämienberechnung ist jetzt völlig in den Ablauf integriert. Die Fahrer geben wichtige Tourereignisse wie den Beginn der Lade- und Entladetätigkeit oder Pausen über die Tastatur am Handheld ein. Alle prämienrelevanten Daten werden aus dem Fuhrparkmanagement- direkt an das Prämien-Modul übertragen. Manuelle Eingriffe sind – anders als zuvor – nicht mehr notwendig. Wenn sich zum Beispiel kurzfristig der Fahrer einer Tour ändert, muss diese Korrektur nun nur noch einmal durchgeführt werden. “Das ist einer der Vorteile der Integration: Alle Module arbeiten mit der selben Datenbasis”, erklärt Holleis.
Auch bezüglich der Streckenführung sei man “durch COSware schlauer geworden”, bekennt der stellvertretende Fuhrparkleiter Erwin Fabits und ergänzt: “In einigen Fällen konnten wir die gefahrenen Strecken unserer Touren noch optimieren.” Entscheidend seien die Kilometer oder Autobahngebühren pro Rollcontainer. “Wir sehen hier durch die neue Lösung bereits eine gute Entwicklung”, so Logistikleiter Fellner. Ein direkter Vergleich mit den Vorjahren sei jedoch aufgrund veränderter Rahmenbedingungen nicht möglich. So müssen seit einigen Monaten viele neue Abladestellen wie zum Beispiel die “SPAR express Tankstellenshops” angefahren werden.
Virtuelle Kommissionierscheine
Solche Zusatzaufgaben können dank COSware jetzt viel einfacher in den täglichen Ablauf integriert werden. Weitere Abladestellen erhöhen schließlich die Notwendigkeit einer straffen Organisation. “Bestes Beispiel sind die virtuellen Kommissionierscheine, mit denen unsere Disponenten rund 30 Minuten eher mit der Fahrzeugeinteilung beginnen können”, sagt Fellner. Die so genannten “virtuellen Kommissionierscheine” können direkt nach Ablauf der Bestellfrist um 10 Uhr durch COSware generiert und disponiert werden – dafür sorgt die direkte Anbindung des Systems an SAP und WAMAS.
Allein in Marchtrenk werden jeden Tag 4000 – 5000 Kommissionierscheine bearbeitet. Während die drei Disponenten mit den virtuellen Daten schon ihre Arbeit beginnen können, läuft in WAMAS die Bestandsprüfung. In der Regel ist nicht die gesamte bestellte Ware in ausreichender Menge im Lager vorrätig. In diesen Fällen nimmt WAMAS eine Mengenkorrektur vor und erstellt erst dann die finalen Kommissionierscheine
Vereinfachte Personaleinsatzplanung
Auf dieser Basis stellen dann die rund 200 in Marchtrenk beschäftigten Kommissionierer die Rollwägen zusammen, während die Disponenten die durch Mindermengen entstandenen Lücken der Touren auffüllen. Der “gewonnene” Platz auf der Ladefläche wird in der Regel durch Vorlieferungen mit weniger eiligen Waren genutzt. COSware sorgt hier für die notwendige Transparenz. Die Schnittstelle zu SAP gewährt Einblicke in die Bestellungen der Folgetage. Der zweistufige Prozess sorge für eine Auslastung der Lkw von nahezu 100 Prozent.
Nach dem Rollout der Lösung in allen Zweigniederlassungen profitiert SPAR Österreich seit Februar 2013 landesweit von den Vorteilen der COS-Lösung. Mag. Peter Holleis denkt jedoch schon über den nächsten Optimierungsschritt nach. “Wir werden mit Hilfe von COSware die Personaleinsatzplanung vereinfachen”, so Holleis. Auch hier wird die Integration in die IT-Landschaft von SPAR eine Schlüsselrolle spielen. Künftig sollen An- und Abwesenheitszeiten der Fahrer sowie Urlaubs-, Krankheits- und Schulungstage direkt in COSware eingegeben und an SAP übertragen werden. Bei der Tourenplanung kann COSware dann nicht nur die verfügbaren Lenk- und Ruhezeiten, sondern auch die Abwesenheitszeiten der Fahrer berücksichtigen. “Das bringt uns eine weitere wesentliche Vereinfachung”, erwartet Fellner.
Weitere Infos unter:  www.cosonline.de/cosware-von-a-bis-z/logistiksoftware/
 
Hintergrund: SPAR
SPAR ist ein familiengeführtes, zu 100 Prozent österreichisches Unternehmen. Die SPAR Österreich-Gruppe erwirtschaftete 2012 an 2.890 Standorten mit einer Gesamtverkaufsfläche von mehr als 2,3 Millionen Quadratmetern einen Umsatz von 12,58 Mrd. Euro. Im Lebensmittelhandel in Österreich konnte ein Umsatz von 5,56 Mrd. Euro erreicht werden.
Allein in Österreich bilden 39.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – vom Lehrling bis zur Marktleiterin, von der Sekretärin bis zum Sortimentsmanager – das Team, das die Nahversorgung sicherstellt. Damit ist SPAR der größte private österreichische Arbeitgeber. Zählt man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im benachbarten Ausland dazu, sind rund 75.000 Menschen bei SPAR beschäftigt.
Bei SPAR Österreich sind 2.700 Lehrlinge in 17 Lehrberufen im Einsatz. SPAR ist somit Österreichs größter Lehrlingsausbildner. Infos unter www.spar.at.
 
Hintergrund: COS GmbH
Die COS GmbH ist ein Software- und Beratungshaus, das sich auf leistungsfähige IT-Lösungen in den Bereichen Logistik, Fuhrpark, Instandhaltung und Werkstatt konzentriert. Das Unternehmen besteht seit 1982 und hat seinen Sitz in Oberkirch – etwa 10 Kilometer nördlich von Offenburg. In Österreich wird COS durch den Vertriebspartner Quantum Logistics & Services GmbH mit Sitz in Wien vertreten.
Insgesamt beschäftigt COS 32 Berater, Softwareentwickler und Service-Mitarbeiter. Sie engagieren sich für über 740 Kunden aus den Bereichen Transport, Industrie, Handel, Dienstleistung, öffentlicher Verwaltung und ÖPNV.
Über 150.000 Fahrzeuge werden mit Produkten der Marke „COSware“ verwaltet oder gesteuert. Mit COSware Mobile Solution kann neben der mobilen Instandhaltung auch eine Inventarisierung und Bestandsaufnahme von Objekten inkl. GPS-Koordinaten und Objektbildern erfolgen. Mehr als 3.500.000 weitere Objekte werden mit Hilfe der Lösungen von COS geplant, verwaltet, disponiert und instandgesetzt – darunter auch Geräte, Maschinen, Flurförderzeuge, Container und Gebäude. COS steht für „Computersysteme, Organisation und Softwareentwicklung“.
 
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