IAA / Transportmanagementsysteme: Alles im Zugriff – Archivierung für DISPONENTplus

Elektronische Archivierungslösungen sparen Platz und erleichtern die Suche. Quelle: KfdM. Zum Herunterladen bitte anklicken.

Bielefeld, 31. Juli 2012 – Der IT-Dienstleister Weber Data Service präsentiert im Rahmen der Messe IAA Nutzfahrzeuge (20. bis 27. September) in Hannover unter dem Namen E-Akte das neue Archivierungs-Modul für das Transportmanagement-System DISPONENTplus. Mit der E-Akte können per Knopfdruck verschiedene Dokumente wie zum Beispiel Speditionsaufträge, Rechnungen oder Gutschriften auftrags- und kundenbezogen abgespeichert und jederzeit leicht wieder aufgefunden werden. Die E-Akte gehört ab sofort zum Standard-Lieferumfang von DISPONENTplus und ist damit eine kostengünstige Alternative zu gängigen revisionssicheren Archivierungslösungen wie zum Beispiel EASY-ARCHIV. Diese kann über eine Schnittstelle ebenfalls an das Transportmanagement-System DISPONENTplus angebunden werden. Weber Data Service stellt aus in Halle 25 am Stand D54.
Text als WORD-Datei: PI_WDS_IAA12_E_Akte_final
Mit der E-Akte können Anwender auf beliebige Dokumente zugreifen, die mit Vorgängen in DISPONENTplus zusammenhängen. Sie können dabei selbst steuern, welche Dokumente zu welchen Vorgängen hinterlegt werden. Es können auch Papiere elektronisch abgelegt werden, die ursprünglich nicht mit DISPONENTplus, sondern zum Beispiel mit einem externen Warenwirtschaftssystem erzeugt wurden. Dies geschieht auf einfache Weise durch Scannen des Dokuments und Zuweisen per Drag&Drop. Die Art der zu hinterlegenden Dokumente ist dabei in keiner Weise eingeschränkt. Jedes als relevant eingestufte Papier kann gescannt und einem oder mehreren DISPONENTplus-Datensätzen zugeordnet werden. Beim Archivieren kann der Anwender auswählen, ob die Ursprungsdatei in das Archiv verschoben wird oder ob nur ein Link erstellt wird und die Datei an ihrem ursprünglichen Speicherort verbleibt. Außerdem können zu jedem Dokument zusätzliche Informationen z.B. zu Fahrzeug, Güterart oder Fahrer sowie beliebige frei formulierbare Texte ergänzt werden.
Alle elektronisch abgelegten Belege, Lieferscheine, Palettenscheine, Lieferquittungen, Wiegezettel oder Transportaufträge können anschließend mühelos und schnell wieder aufgefunden werden. Wurde das betreffende Dokument direkt aus DISPONENTplus heraus erstellt und in die E-Akte verschoben, ist es nach der Suchanfrage sofort als Dokument sichtbar. Wurde das Dokument in einem anderen Programm in die E-Akte verschoben, ist es zunächst nur als Bild sichtbar und muss durch einen Doppelklick aktiviert werden.
Unternehmen, die eine revisionssichere Archivierungslösung benötigen, können DISPONENTplus alternativ über eine Schnittstelle an die Software Easy-Archiv anbinden. Das Programm erfüllt die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte Buchführung unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) der Finanzverwaltung vom 7. November 1995. Dies ist das Ergebnis des offiziellen Testats einer renommierten internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, das im August 1999 erstellt wurde. Die Schnittstelle zwischen DISPONENTplus und Easy-Archiv bewährt sich bereits seit Anfang 2011 bei der MM Transport & Logistik in Paderborn. „Mit Easy-Archiv funktioniert unsere Ablage fehlerfrei und sehr rationell. Damit können unsere Kunden zum Beispiel via Internet direkt auf ihre Ablieferbelege zugreifen. Das erleichtert uns die tägliche Arbeit erheblich“, so Guido Meyer von MM Transport & Logistik. Aktuell wurde die Schnittstelle von Weber Data Service für einen weiteren Kunden nochmals deutlich erweitert.
Beide Archivierungslösungen von Weber Data Service helfen dabei, Kundenanfragen und interne betriebliche Prozesse zu beschleunigen. An die Stelle langwieriger Suchprozesse tritt eine saubere Dokumentation, die auch Jahre nach dem betreffenden Geschäftsvorfall innerhalb von Sekunden Klarheit und Vertrauen schafft.
Hintergrund: Weber Data Service IT GmbH
Weber Data Service entwickelt seit mehr als 35 Jahren Standardsoftware für Speditionen, Verlader, Transport- und Logistikunternehmen. Die meisten der mehr als 30 Mitarbeiter kommen aus dem Speditionsumfeld und kennen die Anforderungen und Problemstellungen aus eigener Erfahrung. Zu den Kunden gehören mittelständische Logistikunternehmen und Konzerne in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden.
Neben dem seit vielen Jahren eingeführten Transportmanagement-System DISPONENTplus und der kompakten Speditionssoftware DISPONENTgo bietet der mittelständische Softwarespezialist die SAP-basierte Speditionssoftware best4log-x an. Weitere Informationen unter www.weberdata.de.
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