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Gemeinsam mit seinem Kunden Klink entwickelte Weber Data Service mit DISPONENT BI ein leistungsfähiges und branchenspezifisches Werkzeug zum automatisierten Erstellen tagesaktueller Kennzahlen.

Text als WORD-Datei: WDS_Klink_final
Es gibt viele Gründe, langjährige Kundenbeziehungen immer wieder zu überprüfen. Dazu ist es notwendig die einzelnen Kunden kritisch zu betrachten: Nicht vergütete lange Standzeiten, Zielgebiete, die auf dem Hinweg zu mangelnder Auslastung und auf dem Rückweg zu Leerfahrten führen oder eine verweigerte Dieselpreisgleitklausel. Transportunternehmer und Spediteure wissen oft gar nicht, bei welchen der vielen Verlader sie unter dem Strich draufzahlen. Angesichts enger Margen ist hier das Bauchgefühl ein schlechter Ratgeber – und belastbare Zahlen fehlen.
Dieser Mangel wiegt besonders in Krisenzeiten schwer. Vor diesem Hintergrund kommen seit 2009 vermehrt so genannten Business-Intelligence-Lösungen – kurz BI – auf den Markt. Neben kostspieligen Standardlösungen von Bissantz oder SAP wird das Angebot inzwischen durch individuelle und oft günstigere Branchenlösungen ergänzt, die sich in die bestehenden Softwarelandschaften von Logistikdienstleistern einfügen.
Steigender Bedarf im Krisenjahr
Ein gutes Beispiel liefert Weber Data Service aus Bielefeld. Der IT-Dienstleister hat gemeinsam mit dem BI- und Datenbank-Experten Peter Fabricius im Rahmen eines Projekts bei der Spedition Albert Klink GmbH unter dem Namen „DISPONENT BI“ eine sehr flexible und leistungsfähige BI-Lösung für Speditionen entwickelt. „Für uns war wichtig, dass wir sämtliche Kennzahlen automatisiert erhalten“, sagt Klink-Prokuristin Ivonne Zimmermann-Fabricius. Die Diplom-Kauffrau vertritt bereits die vierte Generation des inhabergeführten Familienunternehmens, das rund ein Drittel seiner Umsätze mit der Automotive-Branche erwirtschaftet. Schon vor der Entwicklung der BI-Lösung hatte sie auf Basis der bei Klink eingesetzten Speditionsssoftware DISPONENTplus Zugriff auf diverse Auswertungen. Dieser Schritt sei aber sehr zeitaufwändig gewesen und habe viele Ressourcen gebunden. Vor „lauter Routinearbeiten sei sie kaum zur eigentlichen Analyse der Zahlen“ gekommen.
„Im Jahr 2009 mussten wir zudem noch deutlich mehr auf unsere Zahlen achten als zuvor und schauten uns am Markt nach vorhandenen BI-Lösungen um“, erinnert sich Zimmermann-Fabricius. Im Herbst 2009 habe dann festgestanden, dass ein eigenes und für DISPONENTplus optimiertes Auswertungs-Tool entwickelt werden sollte. Es lag nahe, mit dem Projekt den eigenen Ehemann Peter Fabricius zu beauftragen, der ein Beratungsunternehmen für Datenbank und BI-Lösungen betreibt. Verlangt waren unter anderem tagesaktuelle Statistiken über die Auslastung der eigenen und fremden Fahrzeuge, exakte Tourenkalkulationen oder Deckungsbeiträge nach Kunden und Relationen. „In diesem Zusammenhang hatten wir schnell festgestellt, auf welche Aufträge wir besser verzichten“, berichtet Zimmermann-Fabricius. Durch ein konsequentes Umsetzen der Erkenntnisse ging der Umsatz der Spedition zwar kurzfristig zurück, aber das Ergebnis wandelte sich im Krisenjahr 2009 „von deutlich negativ in deutlich positiv“.
Blick auf den OLAP-Würfel
Neben DISPONENTplus soll demnächst auch die Buchhaltungssoftware als Datenquelle dienen. Geplant ist zudem das Einbeziehen der Tankdaten sowie der Archivierungslösung ZA-ARC mit den dort vorgehaltenen Daten über Fahrtdauer und Kilometerleistungen der Fahrzeuge, die über den digitalen Tachografen erfasst werden. „Die Einsatzdauer der Fahrer und die Laufleistung der Fahrzeuge sind die wichtigsten Kostentreiber, die Veränderungen und Abweichungen von den Planungen müssen wir daher sehr zeitnah im Auge behalten“, so Zimmermann-Fabricius. Die Vernetzung der Daten aus allen eingesetzten Systemen war deshalb auch ein Schwerpunkt bei der Systementwicklung.
Peter Fabricius modellierte vor diesem Hintergrund so genannte „OLAP-Würfel“. Die Bezeichnung OLAP steht für Online Analytical Processing und stammt aus der Datenanalyse. Mit OLAP- oder Datenwürfeln können Daten logisch dargestellt und in verschiedene Hierarchie-Stufen eingeteilt werden. Die Daten werden dabei als Elemente eines mehrdimensionalen Würfels angeordnet. Seine Dimensionen beschreiben die Daten und erlauben auf einfache Weise den Zugriff. Daten können über eine oder mehrere Achsen des Würfels ausgewählt werden. „Der jeweils gewünschte Blick auf den Würfel kann leicht verständlich mit wenigen Mausklicks verändert werden“, so Peter Fabricius. Erst diese Aufbereitung der Daten versetzte Klink in die Lage, den vollen Nutzen aus der BI-Lösung zu ziehen.
Controlling und Kundenbindung
Weber Data Service war vom Start weg an der Entwicklung interessiert und vereinbarte bereits im Juni 2010 eine Kooperation. „Aus der maßgeschneiderten Lösung für Klink mussten wir somit ein Produkt entwickeln, das sich gleichermaßen für alle Anwender von DISPONENTplus eignet“, stellt Fabricius fest. In diesem Zuge definierte er unter anderem zwölf Kennzahlen, die von den Kunden beliebig erweitert werden können. Zu den Standard-Kennzahlen von DISPONENT BI zählen zum Beispiel der Deckungsbeitrag pro Auftrag, Anzahl aller Aufträge und gefahrener Kilometer, bewertete und berechnete Erlöse und Kosten per Lademeter, Bruttogewichte sowie Margen auf Kundenebene. Diese Aufgabe wurde im Frühjahr 2011 abgeschlossen: DISPONENT BI feierte auf der Messe transport logistic in München sein Debüt.
Zimmermann-Fabricius nutzt DISPONENT BI aber nicht nur für das Controlling, sondern auch für die Kundenbindung. „Wir fragen unsere Auftraggeber, welche Daten sie in welchen Intervallen brauchen und stellen diese dann mit wenigen Klicks zusammen“, sagt Zimmermann-Fabricius. In Frage kommen zum Beispiel gezielt ausgewählte Tracking-Daten zeitkritischer Sendungen, detaillierte Einblicke in die Lagerverwaltung oder frühzeitige Informationen über die im Zulauf befindlichen Überseecontainer. Künftig können die Verlader ihre individuellen Berichte und Auswertungen sogar automatisch per E-Mail beziehen. „Die meisten Informationen haben unsere Kunden in ihren eigenen IT-Systemen, aber von uns bekommen sie die Daten schneller und einfacher“, so die Unternehmerin.
Auch für die Einführung der BI-Lösung im eigenen Unternehmen gibt Zimmermann-Fabricius Tipps: „Wichtig ist, dass bei den betroffenen Mitarbeitern eine gewisse Affinität zu Zahlen und eine Portion Neugier vorhanden ist.“ Letztere lässt sich am besten steigern, wenn anfangs nur ausgewählte Kollegen mit dem Tool arbeiten „dürfen“ und der Einsatz der Software „wie ein Privileg“ eingeordnet wird. Bei Klink hat es funktioniert: In der Spedition wird DISPONENT BI bereits in fast allen Verwaltungsabteilungen genutzt.
Hintergrund: Albert Klink GmbH
Die im Jahr 1923 gegründete Spedition Albert Klink verfügt über einen eigenen Fuhrpark mit 30 Lkw, von denen 17 im zum Teil internationalen Fernverkehr und 13 im Nahverkehr eingesetzt werden. Den größten Teil der Transportaufträge vergibt Klink an Subunternehmer. Außerdem bewirtschaftet Klink als Logistikdienstleister rund 6.500 Quadratmeter überdachte Lagerfläche. Das bereits in vierter Generation inhabergeführte Familienunternehmen hat sich auf die Branchen Automotive, Chemie, Maschinenbau und Lebensmittel spezialisiert und ist im Stückgut- und Ladungsbereich aktiv. Klink ist Partner der Stückgut-Kooperation Online-System-Logistik. Sitz des Unternehmens, das seit 1985 als GmbH firmiert, ist Hennef.
Hintergrund: Weber Data Service IT GmbH
Weber Data Service entwickelt seit mehr als 35 Jahren Standardsoftware für Speditionen, Verlader, Transport- und Logistikunternehmen. Die meisten der mehr als 30 Mitarbeiter kommen aus dem Speditionsumfeld und kennen die Anforderungen und Problemstellungen aus eigener Erfahrung. Zu den Kunden gehören mittelständische Logistikdienstleister und Konzerne in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Ungarn, Liechtenstein und den Niederlanden.
Neben dem seit vielen Jahren eingeführten Transportmanagementsystem DISPONENTplus und der kompakten Speditionssoftware DISPONENTgo bietet der mittelständische Softwarespezialist die SAP-Speditionssoftware best4log-x an. Als Partner im openID-Center des Fraunhofer-Instituts für Materialfluss und Logistik IML in Dortmund investiert Weber Data Service gezielt in innovative Ideen und beteiligt sich aktiv an der Verbesserung logistischer Prozesse durch den Einsatz der RFID-Technologie. Weitere Informationen unter www.weberdata.de.

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